Dans le contexte exigeant des Urgences, la gestion de la qualité et de la sécurité joue un rôle central, pour maintenir à la fois un niveau de prestation efficace et un environnement de travail serein. C’est dans ce but que les Urgences du CHU ont mis en place des débriefings cliniques routiniers. Une stratégie de management, développée pendant la crise du Covid-19.

Durant la dernière crise sanitaire, une approche proactive a été adoptée pour garantir un fonctionnement optimal des services d'Urgences au Sart Tilman et aux Bruyères.

Des débriefings cliniques réguliers ont été mis en place. Ils se sont révélés essentiels dans un contexte qui nécessitait une adaptation continue, pour répondre aux changements et à l’évolution de la situation. Ces sessions ont permis d'ajuster constamment les opérations, en se basant sur les retours du personnel concernant les défis rencontrés, allant des aspects matériels aux protocoles de soins.

Déroulé du débriefing

En juin 2021, comme la crise diminuait en intensité, l’équipe des Urgences a cependant souhaité conserver le processus de débriefing clinique.

Celui-ci se déroule désormais deux fois par semaine, pendant 10 à 15 minutes. Chaque débriefing est mené par une personne formée, le débriefeur. En fin de pause, il rassemble l’équipe pluridisciplinaire qui se réunit dans la tisanerie.

Les débriefings servent de plateforme pour remonter des ressentis, des points d’amélioration et d’appréciation, ou échanger sur les modifications déjà mises en place. On y aborde autant les points à améliorer que les pistes de solution à développer ou qui ont été trouvées.

Cet échange permet une réorganisation dynamique et une adaptation continue de l'unité.

Management participatif

Le développement de la méthode du débriefing a bénéficié d’une stratégie de management adaptée.

Le management des Urgences se veut participatif et partagé, ce qui a favorisé l'élaboration d'outils et de solutions concrètes, notamment via la constitution d’une Cellule Stratégique pluridisciplinaire. Chapeautant les décisions et la stratégie des Urgences, c’est cette Cellule qui a favorisé l’harmonisation des pratiques médico-infirmières, tout en assurant un suivi rapide et concret des actions.

Point de vue multiples

Lors du débriefing, pour que l’échange soit constructif et pertinent, la pluralité des points de vue qui s’expriment et conduisent les débriefings est essentielle.

Afin que tous se sentent représentés, les collègues infirmiers, médecins, aides-soignants, aides logistiques, et stagiaires sont inclus dans le processus et invités à s’exprimer, afin de partager et d’aborder l’ensemble des aspects qui constituent le service et au-delà.

Plateforme dédiée

À la suite du débriefing, les points relevés sont transmis à la gestion de la qualité et sécurité du service. Les informations collectées sont introduites dans une plateforme informatique dédiée, qui permet de suivre les points, d’évaluer les facteurs nécessaires et de prioritiser les actions.

Les statistiques automatiques extraites de cette plateforme fournissent des évaluations visuelles, permettant de mettre en évidence les points les plus récurrents et de guider les demandes d'amélioration. La plateforme établit des diagnostics organisationnels plus précis que, par exemple, la classification des évènements indésirables proposée par l'OMS.

La plateforme permet aussi de dégager des pistes de solutions rapides à mettre en place (quick wins), ce qui renforce la mise en application des solutions et l’adhésion aux débriefings, puisque les résultats de ceux-ci deviennent vite concrets pour toute l’équipe.

Une méthode qui fait des émules

D’autres services et structures de soins se sont déjà montrés intéressés par l’adoption du débriefing quotidien.

Il faut tenir compte que la méthode requiert également une véritable réflexion en termes d’organisation et un coaching auprès des managers afin que le débriefing se déroule dans des conditions optimales. Pour que la méthode soit effective, une réorganisation du service s’avère nécessaire. Ces changements requièrent un accompagnement.

Formation en débriefing clinique

La qualité des débriefings est garantie par la formation des débriefeurs, comprenant une formation en débriefing clinique organisée par le Service des Urgences en collaboration avec le Centre de Simulation Médicale.

Cette formation en deux jours permet aux débriefeurs de s'entraîner, de mettre en œuvre les compétences acquises et de recevoir un coaching sur le terrain, avec un suivi d’1 an.

Afin que les débriefings recoupent l’ensemble des préoccupations, différents profils au sein du service peuvent devenir débriefeur : médecins, infirmiers, managers, agents qualité ou logistiques, par exemple.

Publications

Les publications suivantes reprennent également davantage d’informations sur la méthode du débriefing clinique ainsi que sa mise en œuvre :

• Paquay M, Dubois N, Diep AN, Graas G, Sassel T, Piazza J, Servotte J-C, Ghuysen A (2022). Debriefing and organizational lessons learned" (DOLL): A qualitative study to develop a classification framework for reporting clinical debriefing results. Frontiers in Medicine
• Paquay M, Simon R, Ancion A, Graas G, Ghuysen A. A success story of clinical debriefings: lessons learned to promote impact and sustainability. Front Public Health   2023;11